Como montar a agenda de prazos do escritório (e fazer a equipe usar)

Uma agenda de prazos funciona quando todo mundo confia nela. E só se confia numa agenda que está sempre completa. Estes princípios ajudam a chegar lá.

Um lugar só

Prazo em caderno, lembrete no celular, planilha compartilhada e sistema: quatro lugares, quatro versões da verdade. Escolha um lugar oficial e transfira tudo para lá. O resto pode existir como apoio, nunca como fonte.

Cada item com quatro informações

1. O quê: o ato a praticar (contestação, apelação, manifestação sobre laudo).
2. Quando: a data final real e, se possível, uma data interna anterior.
3. Quem: o responsável.
4. De onde veio: a publicação ou decisão que originou o prazo.

Prazo, audiência e tarefa são coisas diferentes

• Prazo: data-limite para um ato processual.
• Audiência ou compromisso: evento com hora marcada.
• Tarefa: trabalho a fazer, que pode ou não ter prazo (pedir documentos ao cliente, preparar cálculo).

Misturar tudo numa lista só esconde o que é crítico. Separe as três coisas, mas deixe-as visíveis na mesma tela.

Alertas escalonados

Um alerta só no dia do vencimento não ajuda. Use pelo menos três: alguns dias antes (para começar), um dia antes (para revisar) e no dia (para protocolar).

Revisão semanal

Uma vez por semana, alguém olha os prazos das duas semanas seguintes e confirma que todos têm responsável e andamento. Leva 20 minutos e evita surpresas.

Fazer a equipe usar

• Comece pelo que dói: os prazos. Agenda, tarefas e financeiro vêm depois.
• Dê o exemplo: o sócio que pergunta "está no sistema?" muda o hábito da equipe.
• Tire o trabalho braçal: se a captura do Diário é automática, ninguém precisa digitar publicação.

No Prazora, prazos, audiências e tarefas ficam na mesma agenda, com responsável, alertas no app, por e-mail e no celular, e o painel do dia para a conferência da manhã.