LGPD no escritório de advocacia: quais bases legais usar para os dados dos clientes

Todo escritório trata dados pessoais: de clientes, partes contrárias, testemunhas, funcionários. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) exige que cada tratamento tenha uma base legal. A boa notícia é que a advocacia se encaixa bem em bases que não dependem de consentimento.

As bases legais mais usadas na advocacia

A LGPD lista as bases legais no art. 7º (dados pessoais em geral). As mais comuns no escritório são:

• Execução de contrato (art. 7º, V): dados do cliente necessários para prestar o serviço contratado.
• Exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, VI): dados da parte contrária, de testemunhas e de terceiros que aparecem no processo.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II): emissão de nota fiscal, obrigações trabalhistas e contábeis do próprio escritório.
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): por exemplo, para segurança dos sistemas e prevenção de fraudes, com avaliação de proporcionalidade.

O consentimento (art. 7º, I) costuma ser a base menos adequada para a atividade-fim: ele pode ser revogado a qualquer momento, o que não combina com a guarda de documentos de um processo.

Dados sensíveis

Saúde, origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, vida sexual, dado genético ou biométrico são dados sensíveis (art. 5º, II) e têm regras próprias no art. 11. Em ações previdenciárias, trabalhistas e de família, eles são frequentes.

Para dados sensíveis, o exercício regular de direitos em processo também é base legal (art. 11, II, "d"). Mesmo assim, redobre o cuidado: acesso restrito, nada de compartilhar por aplicativos pessoais e descarte seguro quando não forem mais necessários.

Controlador ou operador?

Em relação aos dados dos seus clientes e dos processos, o escritório é, em regra, controlador: é ele quem decide por que e como tratar esses dados. Os fornecedores de tecnologia (software jurídico, e-mail, armazenamento) atuam como operadores e devem seguir as instruções do escritório, de preferência num contrato de tratamento de dados.

Checklist prático

1. Mapeie quais dados o escritório coleta e para quê.
2. Associe cada finalidade a uma base legal.
3. Defina prazos de guarda (prazos prescricionais e obrigações legais ajudam a definir).
4. Restrinja o acesso por pessoa e por processo, inclusive aos sigilosos.
5. Use verificação em duas etapas e senhas fortes.
6. Tenha um canal para pedidos dos titulares e um encarregado definido.
7. Revise os contratos com fornecedores.

Onde a tecnologia ajuda

No Prazora, os dados de cada escritório ficam isolados no próprio banco, processos sigilosos só aparecem para o responsável, os acessos do suporte ficam visíveis ao escritório e há exportação completa dos dados para atender pedidos de titulares.

Conteúdo informativo; não substitui a análise jurídica do seu caso.