Como escolher um software jurídico: 12 pontos para avaliar antes de assinar

Trocar de software jurídico dá trabalho, e escolher mal custa caro: prazos fora do radar, dados presos num sistema ruim e a equipe de volta às planilhas. Antes de assinar, vale testar cada ferramenta com os seus processos e conferir os pontos abaixo.

1. De onde vêm as publicações

Pergunte exatamente quais fontes o sistema consulta e com que frequência. O Diário de Justiça Eletrônico Nacional (DJEN), do CNJ, concentra as comunicações processuais dos tribunais. Veja se a captura é feita pela OAB de cada advogado e se dá para cadastrar nomes alternativos (de parte ou de advogado) para os casos em que a publicação sai sem a OAB.

2. Como o prazo é calculado

O ideal é o sistema sugerir a data final em dias úteis a partir da publicação, considerando feriados nacionais e o recesso de 20 de dezembro a 20 de janeiro, e deixar o advogado conferir e confirmar. Desconfie de promessas de "prazo 100% automático": feriados municipais e suspensões de expediente mudam de tribunal para tribunal.

3. Alertas que chegam a tempo

Quantos dias antes o sistema avisa? Avisa por e-mail, no celular e dentro do app? Dá para escolher quem recebe? Um prazo só está controlado quando alguém é avisado com antecedência.

4. Importação dos processos

Teste trazer a sua carteira: pela OAB, em lote, e pelo número CNJ. Veja se vêm partes, andamentos e publicações recentes. Quanto menos digitação, mais rápido o escritório passa a confiar no sistema.

5. Visão da equipe

Agenda compartilhada, responsável por prazo, tarefas em kanban, produtividade por pessoa. Mesmo um escritório de duas pessoas ganha muito quando todo mundo vê a mesma lista.

6. Financeiro ligado ao processo

Honorários, contas a receber, despesas reembolsáveis e, se possível, a emissão da nota fiscal de serviço. Ter o financeiro no mesmo lugar que o processo evita esquecer de cobrar o que já foi feito.

7. Segurança e sigilo

O escritório guarda informações protegidas por sigilo profissional. Pergunte:

• os dados de cada escritório são isolados de verdade (no banco de dados, não só na tela)?
• certificados digitais e senhas ficam cifrados?
• existe verificação em duas etapas?
• o escritório consegue ver quando o suporte acessou a conta?

8. LGPD e saída dos dados

Leia o contrato de tratamento de dados e confira se dá para exportar tudo a qualquer momento. Um sistema que dificulta a saída prende o escritório.

9. Funciona no celular

Advogado vive em audiência e em deslocamento. Veja se o sistema abre bem no celular e se manda notificação.

10. Preço previsível

Compare o que cada plano inclui: número de usuários, de processos monitorados, armazenamento e recursos de IA. Desconfie de "ilimitado" sem explicação e de taxas escondidas por usuário.

11. Período de teste de verdade

Um bom teste dura o suficiente para ver o ciclo completo: publicação capturada, prazo gerado, alerta recebido. Prefira testes sem cartão e sem compromisso.

12. Suporte e transparência

Quem responde quando algo dá errado? Em quanto tempo? Existe um canal dentro do próprio sistema? E, principalmente: o fornecedor diz com clareza o que o sistema não faz?

Resumo

Monte uma planilha com esses doze pontos, teste dois ou três sistemas com processos reais durante o período gratuito e decida pelo que a equipe realmente usou. Nenhuma ferramenta substitui a conferência nos sistemas oficiais, mas a ferramenta certa tira do caminho o trabalho braçal.

O Prazora foi feito com esse roteiro em mente: captura do DJEN pela OAB, prazo sugerido em dias úteis, plano grátis para começar e teste de 30 dias sem cartão nos planos pagos.